Règles relatives aux échanges entre l’administration et les usagers

Posted on 17/01/2012

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Principe

Supports matériels de la demande
Réception par l’administration
Demande incomplète
Exceptions à la délivrance d’un accusé de réception
Demande adressée à une autorité incompétente
Informations durant l’instruction du dossier
Délais de réponse de l’administration

Principe

Les échanges entre les usagers et l’administration de l’État (préfectures, trésoreries, ministères…), des collectivités territoriales (communes, départements, régions) des organismes de Sécurité sociale ou de tous autres organismes chargés d’un service public administratif sont tenus de respecter certaines règles relatives notamment à la forme, à la réception par l’administration et à l’information sur la suite donnée à la demande.
Supports matériels de la demande

Les demandes présentées par les usagers auprès de l’administration peuvent être formulées :

sur papier libre,

ou en remplissant un imprimé ou un formulaire, mis à disposition par l’administration,

ou par un courrier électronique.

Certaines demandes doivent être obligatoirement présentées en personne au guichet ou adressées par courrier (le cachet de la poste faisant foi). Il convient de se renseigner auprès du service concerné.
Réception par l’administration

Les administrations doivent accuser réception des demandes qu’elles reçoivent, y compris celles reçues par courrier électronique.

L’accusé de réception mentionne :

la date de réception de la demande et la date à laquelle, à défaut de réponse écrite, celle-ci sera réputée acceptée ou rejetée,

la désignation, l’adresse postale (et le cas échéant, électronique), le numéro de téléphone du service chargé du dossier.

Cet accusé doit indiquer également si la demande peut faire l’objet d’une décision implicite de rejet (la demande est refusée si l’administration garde le silence pendant un certain délai) ou d’une décision implicite d’acceptation (la demande est accordée dans les mêmes conditions de silence).

Il mentionne dans le premier cas les délais et voies de recours contre la décision de rejet, et dans le second cas, la possibilité de se voir délivrer une attestation en cas d’acceptation.
Demande incomplète

Lorsque la demande est incomplète, l’administration doit faire connaître à l’usager les pièces manquantes.

En cas de présentation de documents rédigés en langue étrangère, elle doit également indiquer si leur traduction ou leur légalisation est nécessaire.

Le délai au terme duquel, à défaut de décision écrite, la demande est réputée acceptée ou refusée ne court qu’à compter de la réception des pièces manquantes ou traduites ou légalisées.

La liste des pièces manquantes et le délai fixé pour les produire figurent dans l’accusé de réception (ou, s’il a déjà été remis, communiqués par lettre au demandeur).
Exceptions à la délivrance d’un accusé de réception

L’administration n’est pas obligée de délivrer d’accusé de réception :

si sa réponse (écrite ou implicite) doit intervenir, en vertu des lois et règlements, dans un délai inférieur ou égal à 15 jours,

si, pour la formalité concernée, elle ne peut que vérifier que l’usager remplit bien les conditions légales pour l’obtenir,

en cas de demandes abusives (demandes répétitives ou systématiques).
Demande adressée à une autorité incompétente

Lorsqu’une demande est adressée à un service incompétent, ce dernier est tenu de la transmettre à l’autorité compétente et d’en informer l’usager.

Le délai au terme duquel peut naître une décision implicite de rejet court à compter de la date de réception de la demande par le service incompétent saisi. Au contraire, ce délai, dans les cas d’intervention possible d’une décision implicite d’acceptation, ne court qu’à compter de la date de réception de la demande par le service compétent.

Dans tous les cas, l’accusé de réception est délivré par l’administration compétente.
Informations durant l’instruction du dossier

L’usager a le droit de connaître le prénom, le nom, la qualité et l’adresse administrative de l’agent en charge de traiter sa demande.

Les courriers adressés au demandeur doivent les mentionner.

L’anonymat de l’agent ne peut être invoqué que pour des motifs de sécurité publique ou de sécurité des personnes.
Délais de réponse de l’administration

Ils sont très variables et dépendent de la nature de la demande, de son urgence, de la matière concernée et de sa complexité éventuelle.

Toutefois, en principe, le silence gardé pendant plus de 2 mois par l’administration vaut décision implicite de rejet, c’est-à-dire refus .

Des délais différents existent dans certains cas. Ils peuvent être plus courts ou plus longs.

Dans d’autres situations, la règlementation prévoit au contraire que le silence gardé par l’administration vaut décision implicite d’acceptation (par exemple en matière de permis de construire).

Se renseigner, au moment du dépôt de sa demande, auprès de l’administration concernée.

Références
Loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations : Articles à consulter : 1er, 4, 16 et 18 à 25
Décret n°2001-492 du 6 juin 2001 relatif à l’accusé de réception des demandes présentées aux autorités administratives

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